Fiche 8 :
Groupe de travail : quelle valeur ajoutée dans une démarche d’accompagnement au changement ?

Le 07.12.18 Mis à jour le 10.01.20

L’intégration de groupes de travail dans les projets de transformation actuels devient incontournable. Il est néanmoins important de faire la différence entre la mise en place de groupes de travail et une démarche d’accompagnement au changement. Le groupe de travail est un « outil » de coconstruction qui s’inscrit dans une démarche plus globale d’accompagnement au changement. Quels sont les prérequis indispensables à son bon déroulement et à sa pertinence ?

Penser les objectifs et les moyens en amont

Chaque transformation nécessite d’adapter les objectifs et les moyens du groupe de travail à la stratégie projet.

• Partager la vision
• Comprendre les organisations et les usages
• Adapter les modes de management
• Analyser les opportunités et craintes ainsi que leurs évolutions
• Projeter dans le futur environnement

Sensibilisation / Audit / Projection / Recueil / Validation / Communication / Formation / Expérimentation / Coconstruction et déploiement

L’outil « groupe de travail » doit être pensé comme un levier pour fédérer les acteurs et alimenter les livrables des différentes phases du projet. La réussite de ce processus de coconstruction repose sur :

  • La définition des marges de manœuvre et des objectifs de chaque session pour garantir l’efficacité et la bonne entente du groupe.
  • Une cohérence entre la composition du groupe, les objectifs attendus et la stratégie d’accompagnement.
  • La possibilité d’itération, de complémentarité et de création de liens entre les différentes sessions.

Anticiper les bénéfices et les risques

Les bénéfices apportés par les groupes de travail au sein d’une démarche globale de transformation sont multiples. Leur principale plus-value est d’embarquer un panel de collaborateurs aux profils distincts dans une réflexion commune sur le travail de demain

LES PLUS

Ils créent un espace de discussion, où les besoins individuels se mêlent aux besoins collectifs, par des confrontations de points de vue et des partages d’expériences. Dans ce temps d’échange, la parole est libérée et la hiérarchie inhibée.

Les groupes de travail participent à l’appropriation du futur environnement par les collaborateurs en les positionnant comme partie prenante du projet. Ils facilitent la remontée d’informations et le suivi du niveau d’adhésion en temps réel, pour un ajustement agile des actions du plan d’accompagnement, de communication ou encore de la stratégie managériale.

LES MOINS

Une démultiplication et/ou une mauvaise application de ces groupes de travail peuvent provoquer un sentiment de perte de temps, de frustration ou encore d’individualisme face à une grande hétérogénéité de points de vue et une difficulté d’arbitrage.

Ce sentiment peut se renforcer dans le cas d’une dissociation entre la vision des participants et celle de la direction générale. La confiance et l’engagement des collaborateurs dans le projet peuvent alors être altérés et limiter leur capacité de projection.
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Se poser les bonnes questions

Lors de la constitution d’un groupe de travail, les éléments à prendre en compte ne se limitent pas aux aspects logistiques de l’espace de discussion (fournitures), ils portent également sur le dimensionnement, la représentativité, le rôle ou encore l’engagement des participants.

Nous vous invitons donc à vous poser les bonnes questions :

  • Qui et combien de personnes inviter ?
  • Quelle marge de manœuvre réelle est offerte aux participants ?
  • Quel sera leur rôle dans le projet ?
  • Quelle durée et quelle fréquence de rencontre ?
  • Quelle charge représente ce groupe de travail pour les participants ?
  • Comment l’animation de la session sera-t-elle partagée entre le client et l’AMO ?
  • Comment les données recueillies seront transmises à l’ensemble des collaborateurs ?
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